Am Tag des Events
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Übergabe zu machen:
Variante 1: Alles auf einmal
Die Hauptverantwortlichen (idealerweise mehr als eine Person) treffen sich mit ihrem Host zur vereinbarten Schlüsselübergabe vor Ort. Dabei werden folgende Punkte gemeinsam besprochen und abgegeben: Rundgang (ca. 30 Minuten einplanen, um Technik, Feuerschutzpunkte sowie Getränke/Logistik anzuschauen)
Putzcheckliste wird besprochen
Spirituosen und Technik (die im Büro gelagert sind) werden herausgegeben
Abnahme für den Folgetag wird besprochen
Feuerschutzvertrag wird unterschrieben
Schlüssel wird übergeben
Vor oder nach der Übergabe könnt ihr die Kühlschränke nach Wunsch auffüllen und die Räumlichkeiten vorbereiten. Bei Events mit Soundcheck kann dies bis spätestens Mittwoch vor dem Event mit uns abgesprochen werden. Euer Host kann euch bei Bedarf zusätzliche Kabel, Technik oder Zubehör herausgeben. Ihr als Gruppe bzw. Veranstalterinnen seid jedoch selbst verantwortlich, einen Tontechniker*in zu organisieren, der oder die euch während des Events begleitet.
Abhängig von der Grösse und dem Bedarf eures Events kommt euer Host eventuell im Verlauf des Abends nochmals vorbei – dies wird individuell mit euch besprochen. Nach Türöffnung ist euer Host für weitere Fragen mindestens vier Stunden lang telefonisch über die Verwaltungsnummer 077 441 57 22 erreichbar.
Variante 2: Gestaffelte Übergabe
Diese Variante eignet sich besonders dann, wenn bei der ersten Übergabe nur eine Person der Gruppe anwesend ist oder wenn die Vorbereitung zeitlich getrennt stattfinden soll.
Schritt 1: Frühe Schlüsselübergabe (organisatorisch)
Eine verantwortliche Person der Gruppe trifft sich mit ihrem Host zur Schlüsselübergabe.
Diese Übergabe dient in erster Linie dazu, dass:
- Kühlschränke aufgefüllt werden können
- Dekoration vorbereitet wird
- Materialien eingeräumt werden können
Bei dieser ersten Übergabe findet noch kein vollständiger Rundgang statt.
Die anwesende Person entscheidet selbst, welche Vorbereitungen bereits gemacht werden.
Technik, Spirituosen und sicherheitsrelevante Punkte werden noch nicht im Detail erklärt.
Schritt 2: Gemeinsamer Rundgang mit der ganzen Gruppe
Ein zweiter Termin wird im Voraus mit dem Host vereinbart (ideal: bereits am Mittwoch oder frühzeitig vor der Party).
Zu diesem Termin sollen alle Hauptverantwortlichen der Veranstaltung anwesend sein.
Für diesen Termin bitte mindestens 30 Minuten einplanen.
Dabei werden gemeinsam:
- der Rundgang gemacht (Technik, Licht, Feuerschutz, Notausgänge, Getränke- & Logistikabläufe)
- die Putzcheckliste erklärt
- Spirituosen und Technik aus dem Büro herausgegeben
- die Abnahme am Folgetag besprochen
- der Feuerschutzvertrag unterschrieben
- offene Fragen geklärt
Wichtig für beide Varianten
Egal ob alles auf einmal oder gestaffelt: Plant genügend Zeit ein. Der Rundgang, die Technik und die Abläufe sind umfangreich – je entspannter die Übergabe, desto reibungsloser der Event.